档案建设是我们工作的重要组成部分，建设档案有很重要的作用和意义，让档案成为历史的一种借鉴和参考是我们的工作职责，只有在经历中寻找经验和方法才是真的经验和方法，所以，我们学院一直重视档案的建设，并且把其作为工作的“三大法宝”之一，追求建档、活档、用档，让档案成为一条流动的经验的河流。依据学院的档案建设要求，特制订以下标准：

一、组建档案的意义

1、理清工作思路，确定工作中心，建立部门工作结构框架。

2、留下历史记录，比较工作中今天与昨天的不同，同一件事情过去与现在的不同，为所要做的工作提供经验和方法，提高工作效率。

二、团委档案分类

1、育德学院建设档案：夜间查宿及违纪情况类、卫生检查情况类、公寓基本建设信息类（包括公寓建设）、活动类。

2、党团建设档案：推优入党类、团建类、按届表彰类。

3、学生组织建设档案：团委档案、学生会档案、青年联合会档案、青年志愿者协会档案、社团联合会（包括各社团）档案；外译“西点式”口语训练营档案；育德学院档案等。

4、艺术教育工作档案：历次艺术活动类、大学生艺术团档案、艺术课程教学档案。

5、西点教育档案：“西点式”口语训练营、“西点式”气质训练营。

6、校园卫生担当区档案：校园卫生担当区、实训室、大学生活动中心。

三、借用程序、要求及借用表格

1、借用程序及要求

（1）写档案借用申请。

（2）填写档案借用表格。

（3）使用过程中要保证所借用档案资料的完整性。

（4）使用完毕后按时归还，归还时由档案负责人进行检查，经核实无丢失、损坏等情况后，由档案负责人及借用人签字（档案负责人要督促借用人按时归还档案）。

（5）及时将借出档案进行归档。

2、档案借用表格

四、档案的建设办法

1、档案由团委教师根据自己岗位工作需要建立相应档案。

2、归档资料要详细、内容完整。文件类档案要按发文日期进行存档；活动类档案资料要有前期策划，活动过程记录，活动过程中的相关纸介资料、照片、影像资料、活动总结等完整资料。同时各类档案要注意影像声字图表的留存。

3、团委档案编号办法：团委档案编号按照档案名称、分类以及存放顺序进行分类。例01TW—01TR—01，其中01TW表示团委档案分类中的第一类团务工作，01TR表示团务工作中的第一项为团日活动项，01表示团日活动档案中的第一盒档案。

4、每个档案都要有固定格式的打印标签，档案盒摆放时，要按照不同类别，整齐存放于档案柜中。查阅资料后，要将资料按顺序排号并放回原位。

5、档案资料要按时间前后顺序及分类顺序进行排序存放。

6、每一项档案都有清晰地档案目录，便于查找。每个档案盒里侧封面内必须有统一的档案目录标签，每一条大目录下要有具体存放档案的小目录。每次归档资料的标题要及时填写在档案目录上。

7、档案分为五大结构：

（1）开始时的思考。

（2）工作的过程。

（3）工作的结果。

（4）反思成功与失败的原因。

（5）提醒本部门今后做同类事情应该注意什么。档案要体现这五大板块结构的同时，突出档案的新闻性、纪实性。

8、每学期末，要对档案剖析一次，查漏补缺。