1、活动时间安排不得影响正常的教育教学，不得占用课上时间、不得影响正常的教学秩序。

2、大型活动（有院领导参与的）必须全场彩排三次以上；中小型活动（包括广场活动）必须在现场彩排一次过场，确保仪器设备运行良好。

3、活动邀请必须提前发出被邀请人，在活动开始时派专人再次邀请。

4、邀请函内容形式简洁大方，可使用邀请函或自制邀请函。

5、活动场地在活动开始前6小时必须布置完毕。

6、活动结束后场地恢复原样，保持环境卫生。

7、举办活动时必须有专人负责会场秩序（入场、退场、中场），并有明确的执行标准。

8、对参与人员数量、座次、入场循序、上下场方位及顺序必须有详细的规划安排。

9、有环节安排的活动，要有专人负责催场。

10、所有组织参与人员必须有通讯录联系方式。

11、组织用礼仪、翻译等应提前准备好服装，会场工作安排到人头。

12、活动中要求组织人员必须着装整齐统一、工作人员挂牌。

13、要求工作人员在活动准备期间有碰头会议，并有会议记录。

14、所有参与工作人员应有计划的培训。

15、活动结束后有详细的过程记录、工作总结、图片资料、参与者感言等。