1、使用会议室要先申请后使用，没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门或个人。

2、按申请的时间先后，顺序使用，特殊情况下，如遇学院有重大事件或有紧急事情需召开会议的可以由主管部门调整使用顺序。

3、遇学院重大会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让学员的重要会议。

4、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用，超过15分钟未到达会议室的，团委有权对会议室的使用权另作安排。

5、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备，如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

6、会议室内的设施设备，未经允许，不能带出会议室。

7、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责所用移动过的桌子，椅子等，在会议结束后必须还原，如果没有还原，将对该部门或个人进行处罚，负责会议室的清洁卫生一个星期。

8、会议室使用期间，使用部门或个人须保持会议室的干净，卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为，如发现此行为，将对该部门或个人进行处罚，负责会议室的清洁卫生一个星期。

9、会议室使用期间，严禁细高跟鞋踩踏不地板，禁止踩踏墙壁。

10、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。